Nyheder

Pop op-beskeder var reelt afgørelser i forvaltningslovens forstand

Af Emilie Topp Bluitgen


Sagens baggrund

I en udtalelse af 29. oktober 2018 har ombudsmanden taget stilling til Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøttes behandling af for tidligt indgivne ansøgninger om SU via den digitale selvbetjeningsløsning ”minSU”.

Det centrale spørgsmål i sagen var, om afslag på for tidligt indgivne ansøgninger er afgørelser i forvaltningslovens forstand. Afslagene blev meddelt på en såkaldt pop op-besked.

To typer af for tidligt indgivne ansøgninger

I sin udtalelse sondrer ombudsmanden mellem følgende to typer af tilfælde af for tidligt indgivne ansøgninger:

  1. Ansøgningen er indgivet for tidligt, fordi der er ansøgt om SU for måneder, hvor ansøger endnu ikke er påbegyndt en uddannelse, eller for en tidsperiode, der ligger tidligere end det kvartal, der følger efter ansøgerens 18-års fødselsdag. I disse tilfælde søges der om SU for en periode, som loven ikke giver ret til.
  2. Ansøgning er indgivet for tidligt, fordi der er søgt tidligere end en måned før den måned, ansøgeren kan få SU fra. I disse tilfælde søges der om SU for en periode, som loven kan give ret til.

I det første tilfælde fandt ombudsmanden, at der var tale om reelle afslag, som ensidigt fastsatte, hvad der var ret i det foreliggende tilfælde. Afslaget måtte således anses som definitivt.

Ombudsmanden fandt herefter, at pop op-beskeden i sådanne tilfælde udgjorde en afgørelse i forvaltningslovens forstand, uanset der var tale om en simpel vurdering, der kunne foretages hurtigt af et IT-system. Afslaget skulle derfor være ledsaget af begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 22 og 25, stk. 1.

I det andet tilfælde fandt ombudsmanden, at afslaget kunne anses som en udskydelse af tidspunktet for, hvornår sagen kunne behandles, og at der ikke i disse tilfælde var taget stilling til det materielle indhold af ansøgningen.

Ombudsmanden fandt herefter ikke grundlag for at tilsidesætte styrelsens vurdering af, at der ikke var tale om en afgørelse i forvaltningslovens forstand.

Ministeriet bør tilpasse afslagsformen

Med hensyn til journalisering fandt ombudsmanden i begge tilfælde, at både ansøgning og afslag (pop op-beskeden) var omfattet af journaliseringspligten. 

Ombudsmanden henstillede til Uddannelses- og Forskningsministeriet, at ministeriet tog skridt til, at styrelsen indrettede sin sagsbehandling og journalisering i overensstemmelse med forvaltningsretlige krav.

Hvad viser udtalelsen?

Ombudsmandens udtalelse slår endnu engang fast, at det er myndighedens ansvar at sikre, at de it-løsninger, som myndigheden anvender, lever op til de forvaltningsretlige krav.

Det er derfor afgørende for offentlige myndigheder - også i forbindelse med udviklingen af nye digitale sagsbehandlingssystemer - at være opmærksom på, at de samme forvaltningsretlige krav gælder, uanset at digitale løsninger afløser det fysiske papir.

I den forbindelse kan der også henvises til ombudsmandens seneste notat om emnet: ”Forvaltningsretlige krav til det offentliges IT-løsninger” af 2. juli 2018.