Overførsel af gæld til inddrivelsessystemer

DATAFEJL KAN HAVE STORE KONSEKVENSER

Googler man ”datafejl i IT-system”, giver det mere end 50.000 resultater. De underliggende artikler og hjemmesider beskriver med al tydelighed, hvor store konsekvenserne af datafejl kan være. Og ikke mindst, hvor svært og omkostningsfuldt det kan være at rette fejlene.

I et inddrivelsessystem kan datafejl føre til tvivl om gældens eksistens eller størrelse. I værste fald kan fejlene føre til, at der bliver inddrevet ulovligt og opkrævet for store beløb. Dertil kommer den omdømmemæssige risiko, der er forbundet med inddrivelse på et utilstrækkeligt grundlag.

Forkerte forældelsesdatoer er et eksempel på en fejlkilde, der kan føre til inddrivelse over for en skyldner, selvom gælden ikke længere består. Et andet eksempel er fejl i rentetilskrivningen, som kan føre til inddrivelse af uretmæssige renter. Den slags rentefejl ser vi blandt andet ved sammenlagte krav, hvor renter er blevet lagt ind i hovedstolen, eller hvis der fejlagtigt og uden aftale er beregnet rentes rente eller anvendt en forkert rentesats. Fejl ved registrering af skyldneren eller dennes hæftelse for gælden kan også føre til fejl og uretmæssig inddrivelse. Et eksempel herpå kan være en kautionist, der er er registreret som hoveddebitor for gælden.

For at sikre, at det rette beløb inddrives hos den rette skyldner og med en korrekt rente, skal der bruges en række oplysninger om gælden. Sådanne oplysninger registreres i et inddrivelsessystem som data. Det kan for eksempel være oplysninger om skyldnerens navn og adresse, gældens art og størrelse, stiftelsestidspunkt og betalingsfrister, løbende indbetalinger, tilskrevne renter, forældelsesafbrydende skridt og lignende. Data omfatter også oplysninger om gældens grundlag og de aftalte eller lovbestemte vilkår for gældsforholdet, herunder rentevilkår og andre forhold, som kan være med til at fastslå en gældsposts eksistens og størrelse.

For at undgå fejl må det sikres, at de registrerede oplysninger i inddrivelsessystemet er pålidelige, og at datakvaliteten er tilstrækkelig. Den sikkerhed kan opnås ved grundig analyse af datakilderne (”hvor kommer data fra?”) og kvaliteten af oplysninger, der kommer herfra. Det gælder både ved oprettelse af enkeltstående gældsposter som led i den løbende drift, og når der overføres et større antal gældssager som led i konvertering fra andre systemer.

DATAKVALITET VED LØBENDE OPRETTELSE AF GÆLDSPOSTER

Oprettelse af gældsposter i et inddrivelsessystem sker typisk løbende, når en gæld ikke betales trods overskridelse af betalingsfrist og rykkerskrivelser. Afhængig af sagen sker oprettelsen enten manuelt eller automatisk ved overførsel af oplysninger om gælden fra lånesystemer, banksystemer, pantebrevssystemer og andre systemer, der anvendes til opkrævning af fordringer.

For at sikre, at alle relevante oplysninger overføres korrekt og med den rette kvalitet, er der brug for et klart billede af, hvilke oplysninger der er nødvendige for inddrivelsesprocesserne. Et sådant overblik kan med fordel dannes allerede i forbindelse med udvikling af inddrivelsessystemet. Herved skabes der et målbillede for de data og den datakvalitet, som skal sikres ved oprettelse af gældsposter i systemet.

Når kravene til data i inddrivelsessystemet skal fastlægges, må det undersøges, hvilke data der er tilgængelige i de systemer og/eller fysiske dokumenter, hvorfra oplysninger skal overføres (”datakilderne”). Det bør derfor sikres, at de overførte oplysninger er egnede til at danne grundlag for inddrivelsesprocesserne.

Ofte vil et inddrivelsessystems processer basere sig på en retlig norm (en lovregel eller et aftalt vilkår). En sådan norm kan forudsætte tilstedeværelsen af en eller flere konkrete oplysninger. I juridisk terminologi kalder man en oplysning, der er nødvendig for at vurdere den retsvirkning, der følger af den retlige norm, for retsfaktum (”N”).  Når en oplysning (”n”) registreres i systemet, skal det sikres, at oplysningen svarer til det retsfaktum (”N”), som er forudsat i den retlige norm, som inddrivelsessystemets processer skal administrere. Derudover må det sikres, at oplysningen (”n”) er repræsentativ for hele den gældspost, som den angives for. 

I nogle tilfælde må det erkendes, at de tilgængelige data er upræcise eller ikke kan leveres som forudsat. Ofte er det muligt at tage højde herfor, så det ikke fører til ulovlig inddrivelse, f.eks. ved justering af datakilden eller kravene hertil i inddrivelsessystemet. Inden der justeres på kravene til data, bør der dog i alle tilfælde foretages en konsekvensanalyse for at sikre fortsat lovlig inddrivelse.

Hvis det i inddrivelsesløsningen er forudsat, at oplysninger overføres automatisk, vil det være et problem, hvis oplysningerne kun er registreret i fysiske dokumenter. Så kan der være behov for at ændre den måde, hvorpå data håndteres, så de relevante oplysninger fremover bliver tilgængelige i digital form. Det må også sikres, at oplysninger om hovedstol, renter og gebyrer kan registreres korrekt ved overførslen.

En anden overvejelse er, om betegnelser anvendes på samme måde i inddrivelsessystemet og de systemer eller andre kilder, hvorfra data overføres. En forskellig forståelse af ”forfaldsdato” og ”betalingsdato” kan for eksempel føre til, at der registreres en forkert dato i inddrivelsessystemet. Hvis denne forkerte dato anvendes som grundlag for beregning af en forældelsesdato eller startdato for renteberegning, kan det resultere i ineffektiv eller i værste fald ulovlig inddrivelse. Det bør derfor sikres, at de forudsatte oplysninger er så klart defineret, at de både ved automatisk og manuel overførsel kan identificeres entydigt og ikke kan misforstås.

Når kravene til data i inddrivelsessystemet fastlægges, vil der blive truffet en række valg. Det er vigtigt, at disse valg dokumenteres, så der også fremadrettet er overblik over, hvilke informationer, der er registreret i inddrivelsessystemet, og hvilke oplysninger, der er lagt til grund for inddrivelsen overfor en skyldner. Særligt ved manuel overførsel af data er det desuden vigtigt at have klare procesvejledninger, oplæring til de involverede medarbejdere og relevante kontrolprocesser. Som følge af ændrede forretningsbehov og ny lovgivning vil kravene til data i øvrigt skulle genbesøges over tid.

En juridisk rådgiver kan bistå med at afdække de juridiske krav til data. Et tværfagligt samarbejde mellem juridiske rådgivere, personer med indsigt i forretningskravene samt IT- og datakyndige kan derudover være nødvendigt, når data viser sig at være utilgængeligt eller mindre præcist end forudsat.

DATAKVALITET VED KONVERTERING FRA TIDLIGERE SYSTEMER

Ved konvertering forstås her en ikke-driftsmæssig overførsel af et større antal fordringer fra et eller flere systemer, der hidtil har været anvendt til at understøtte inddrivelsen. Konvertering kan blandt andet være relevant, når et nyt inddrivelsessystem tages i brug, eller når en portefølje af gældssager overtages fra en anden virksomhed (f.eks. ved en fusion). Konvertering adskiller sig dermed fra den løbende oprettelse af gældssager, der sker som led i den almindelige drift, og volumen er ofte betydeligt større.

Et væsentligt opmærksomhedspunkt ved konvertering af gældssager er, at sagerne kan omfatte store mængder data, herunder data af ældre dato vedrørende inddrivelsesskridt, ind- og udbetalinger, forældelsesafbrydelser, rentetilskrivning, dialog med skyldneren og meget andet.

Datakvaliteten i de ældre sager matcher ikke nødvendigvis kravene til data i det nye inddrivelsessystem, og data kan være registreret på andre måder end forudsat. Det kan for eksempel skyldes, at inddrivelsessagerne tidligere har været håndteret manuelt med supplerende manuelle protokoller, og at data derfor ikke er struktureret. Det kan også skyldes manglende kompatibilitet mellem det tidligere og det nye system, eller at det tidligere system ikke indeholder alle de datapunkter, som det nye system forudsætter. Blandt andet kan ændringer i det retlige grundlag have medført ændrede krav til data. Det er derfor ikke givet, at gældssagerne uden videre kan overføres til et andet system uden en risiko for fejl i det nye system. 

I praksis ser vi eksempler på, at flere krav bliver lagt sammen til ét i konverteringsprocessen. Det kan føre til, at forældelsesdatoen eller den beregnede rente ikke er korrekt for hele gælden. Andre fejltyper i en konverteringsproces kan være, at der registreres et forkert hæftelsesforhold mellem flere skyldnere, at den samme gæld bliver oprettet flere gange i systemet eller at gældens størrelse bliver registreret forkert.

Oplysninger om ind- og udbetalinger, rentetilskrivninger, gældsnedsættelse og andre transaktioner i det gamle system er særlige opmærksomhedspunkter ved konvertering. En overførsel af disse informationer er ofte vanskeligt og kan være en kilde til fejl i det nye system. Inden en konvertering bør der blandt andet tages højde for, hvordan blandt andet senere korrektioner, GDPR og regnskab skal håndteres. 

Risikoen ved konvertering af gældsposter til et nyt inddrivelsessystem kan efter vores erfaring mindskes ved at gennemføre en forudgående analyse, hvor de tilgængelige data og kvaliteten heraf kontrolleres, for herefter at blive sammenholdt med forudsætningerne i det nye inddrivelsessystem og de juridiske krav til data. En sådan analyse kan afdække fejl og afvigelser, der bør tages stilling til i konverteringen.

I praksis kan der være behov for at redigere eller tilføre data. Hvis dette ikke er muligt, kan det være nødvendigt at supplere med manuelle processer, som så bør dokumenteres og bakkes op af klare procesvejledninger og grundig oplæring af medarbejdere. Løsninger må udarbejdes på grundlag af de konkrete dataudfordringer, de tekniske og juridiske rammer og de forretningsmæssige behov.

SØG RÅDGIVNING OM DIGITAL GÆLDSINDDRIVELSE

Denne artikelserie giver en overordnet introduktion til de juridiske problemstillinger, der kan opstå i forbindelse med digital gældsinddrivelse, men artiklen kan ikke træde i stedet for konkret rådgivning. Vi anbefaler derfor altid, at du tager fat i en rådgiver, hvis du står med en konkret sag eller har spørgsmål.