ADFÆRDSKODEKSENS FORMÅL OG INDHOLD
Adfærdskodeksen har til formål at opstille klare og konkrete retningslinjer og procedurer for menighedsrådenes lovlige behandling af personoplysninger i forbindelse med sognepleje, f.eks. i forbindelse med afholdelse af arrangementer og aktiviteter såsom kirkekoncerter og foredrag, administration af besøgstjenester, kirkebil og julehjælp, samt transmission af gudstjenester.
Adfærdskodeksen omfatter en række udvalgte databeskyttelsesretlige emner og konkrete behandlingssituationer, der vurderes at være af særlig betydning for menighedsrådenes behandling af personoplysninger i forbindelse med sognepleje, og hvor der derfor er et særligt behov for, at databeskyttelsesreglerne specificeres. Dette suppleres med skabeloner vedlagt som bilag, som menighedsrådene skal anvende ved opfyldelse af oplysningspligten.
Det er frivilligt for menighedsrådene at tilslutte sig adfærdskodeksen. Datatilsynet fører tilsyn med, at de menighedsråd, der har tilsluttet sig adfærdskodeksen, overholder adfærdskodeksen. Adfærdskodeksen er derfor opbygget og udformet således, at den indeholder kontrolmekanismer, der gør Datatilsynet i stand til at føre kontrol med, at kodeksen bliver overholdt. Menighedsrådene skal som led heri mindst én gang årligt udføre en egenkontrol ved at udfylde et spørgeskema, der efter anmodning kan udleveres til Datatilsynet.
Kirkeministeriet vil føre tilsyn med menighedsrådenes erklæringer i spørgeskemaerne som et supplement til Datatilsynets tilsyn. Dette vil dels ske via fysiske tilsynsbesøg, dels via stikprøver.
Kirkeministeriet har desuden kompetence til at træffe de nødvendige foranstaltninger i tilfælde af et menighedsråds overtrædelse af kodeksen, herunder suspension eller udelukkelse af menighedsrådet fra kodeksen.
Nærmere om adfærdskodekser og deres fordele
En adfærdskodeks er et sæt konkrete retningslinjer, som skal bidrage til at sikre, at de organisationer, der har tilsluttet sig kodeksen, anvender databeskyttelsesreglerne korrekt. Det kan således være en særlig hjælp for organisationer, virksomheder m.v., der ønsker at få præciseret, hvordan databeskyttelsesreglerne skal anvendes i praksis på et bestemt område eller i bestemte, konkrete situationer.
Fordelen ved et adfærdskodeks er, at et adfærdskodeks – i modsætning til f.eks. rene interne retningslinjer m.v. – skal godkendes og offentliggøres af Datatilsynet, således at man får vished for, at kodeksens anvisninger er lovlige.
Dertil kommer, at overholdelse af en adfærdskodeks kan anvendes som et element til at påvise, at den dataansvarlige eller databehandleren lever op til sine forpligtelser efter forordningen. Overholdelse af godkendte adfærdskodekser kan også inddrages ved vurderingen af, om der kan idømmes en straf for manglende overholdelse af forordningen, og i givet fald ved vurderingen af udmålingen af straffen, f.eks. størrelsen af en bøde.
