Fejlregime i sortimentsudbud

Ordregiver kan i et sortimentsudbud fastlægge, hvad der vil udgøre fejl i et tilbud, herunder hvornår fejl skal føre til afvisning af tilbuddet. Kendelsen illustrerer, hvordan ordregiver kan tilrettelægge et fejlregime. I det konkrete udbud var det bl.a. bestemt, at hvis samtlige indkomne tilbud indeholdt fejl i samme varelinje, ville varelinjen udgå af udbuddet.

Sagens baggrund

Sagen vedrører et sortimentsudbud om levering af arbejdsbeklædning. Udbuddet var opdelt i tre delaftaler, og klagen vedrører delaftale 1.

Følgende fremgik af udbudsbetingelserne:

”Hvis der konstateres fejl der ikke berigtiges, vil det fejlbehæftede produkt blive taget ud af Tilbudsgivers tilbud og blive erstattet med det dyreste konditionsmæssige produkt for det pågældende produkt-ID fra de øvrige Tilbudsgivere på delaftalen og blive tillagt 75 % på prisen ift. prisevalueringen. Er varelinjen ukonditionsmæssig hos alle tilbudsgivere, udgår varelinjen, og vil dermed heller ikke tælle som en fejl.

Der er et maksimalt antal fejl, der kan accepteres på de tre delaftaler. Fejl der bliver berigtiget iht. Udbudslovens § 159, stk. 5 tæller ikke med i denne opgørelse. Overskrides det maksimalt tilladte antal fejl, er der risiko for at tilbuddet på delaftalen vil blive afvist som ukonditionsmæssigt."

Af udbudsbetingelserne fremgik også, at det maksimalt tilladte antal fejl på delaftale 1 var fastsat til otte.

Ordregiver havde ved tilbudsfristens udløb modtaget fire tilbud. En forbigået tilbudsgiver klagede herefter til klagenævnet og påstod, at det vindende tilbud var ukonditionsmæssigt, idet tilbuddet indeholdt flere fejl end fejlregimet tillod.

Var det vindende tilbud ukonditionsmæssigt?

Efter en konkret gennemgang og vurdering af de relevante varelinjer, konstaterede klagenævnet, at det vindende tilbud indeholdt fejl i ti varelinjer. Idet alle fire tilbud indeholdt fejl i seks ud af de ti varelinjer, udgik disse seks varelinjer, og talte dermed heller ikke med som fejl i det vindende tilbud.

Det vindende tilbud havde derefter mindre end otte fejl, og var derfor ikke ukonditionsmæssigt.

Kommentar

Kendelsen er på linje med øvrig praksis fra klagenævnet. Ordregiver bør i udbudsmaterialet klart beskrive, hvad der anses for fejl i tilbuddene samt konsekvenserne heraf for herefter at følge den fastlagte metode.

I sortimentsudbud med mange varelinjer er der ofte risiko for, at tilbudsgiverne begår utilsigtede fejl, og kendelsen illustrerer, hvordan et eventuelt fejlregime kan tilrettelægges.

Læs mere om vores rådgivning inden for udbud.