MÅ DU OPTAGE ET MØDE MED DIN CHEF?

SAGENS BAGGRUND

I en ikke-offentliggjort afgørelse af den 22. december 2017 forholdt Datatilsynet sig til en sag om en medarbejders skjulte optagelse af to samtaler mellem medarbejderen og medarbejderens daværende chef. Optagelserne indeholdt oplysninger om chefens arbejdsliv, interesser samt tilkendegivelser i forhold til medarbejderens opgavevare­tagelse.

Medarbejderen blev herefter sygemeldt og efterfølgende afskediget som følge af et omfattende sygefravær. Afskedigelses­sagen blev afgjort ved en faglig voldgiftssag. Som led i forberedelse af sagen fremsendte medarbejderens faglige organisation lydoptagelserne til Opmanden og arbejdsgiverens advokat, Kammeradvokaten.

DATATILSYNETS VURDERING

BEHANDLING AF OPTAGELSERNE

Datatilsynet fandt, den skjulte optagelse af chefen udgjorde indsamling af personoplysninger hos den registrerede selv. Medarbejderen kunne som dataansvarlig indsamle oplysningerne i medfør af interesseafvejningsreglen i § 6, stk. 1, nr. 7, da optagelserne havde til formål at dokumentere arbejdsgiverens behandling af medarbejderen op til afskedigelsen. Optagelserne var omfattet af oplysnings­pligten i persondatalovens § 28.

Datatilsynet fandt det imidlertid beklageligt, at chefen først som led i den faglige voldgiftssag halvandet år senere blev bekendt med optagelserne. Datatilsynet udtalte i den forbindelse, at det af hensyn til formålet med optagelserne, selvsagt ikke ville være hensigtsmæssigt at informere chefen om optagelserne på tidspunktet for indsamlingen. Datatilsynets kritik angik imidlertid, at chefen ikke blev underrettet snarest muligt efter afslutningen af den anden og sidste optagne samtale mellem medarbejderen og chefen. Datatilsynet pointerede, at oplysning af den registrerede også følger af kravet om god databehandlingsskik i § 5, stk. 1, og at den manglede oplysning derfor ligeledes var i strid med dette grundlæggende princip.

Datatilsynet fandt det endvidere beklageligt, at medarbej­deren ikke umiddelbart efter optagelserne slettede de passager, der angik chefens arbejdsliv og interesser. Datatilsynet lagde i den forbindelse til grund, at det var muligt at isolere de oplysninger, der relaterede sig til chefens tilkendegivelser om medarbejderens arbejdsopgave­vare­tagelse fra de oplysninger, der alene angik chefens arbejdsliv og interesser. Datatilsynet udtalte, at en sådan manglende sletning er i strid med proportionalitetsprincippet i persondatalovens § 5, stk. 3, samt kravet om tidsbegræns­ning af behandling til det nødvendige i lovens § 5, stk. 5.

Arbejdsgiveren havde til støtte for sin klage over medarbejderens behandling af oplysningerne endvidere anført, at behandlingen var i strid med kravet om formålsbestemthed, jf. persondatalovens § 5, stk. 2, idet optagelserne var foretaget på et tidspunkt, hvor det ikke kunne have stået medarbejderen klart, hvad optagelserne konkret skulle bruges til. Indsamlingen var derfor ikke sket til udtrykkeligt angivne eller saglige formål.

Datatilsynet fandt imidlertid, at indsamlingen ikke var i strid med persondatalovens § 5, stk. 2. Tilsynet lagde igen vægt på, at lydoptagelserne efter det oplyste blev foretaget for at kunne dokumentere, hvordan arbejdsgiveren ansættelsesretligt behandlede medarbejderen forud for afskedigelsen, ligesom det blev tillagt vægt, at lydoptagelserne bekræftede medarbejderens udlægning af samtalerne, som under sagens tidligere forløb var blevet benægtet af arbejdsgiveren.

VIDEREGIVELSE AF OPTAGELSERNE

Datatilsynet fandt, at medarbejderens overladelse af optagelserne til sin egen advokat i den konkrete situation ikke var videregivelse, men overladelse til en databehandler.

For så vidt angår videregivelse af optagelserne til Opmanden, udtalte Datatilsynet hertil, at medarbejderen havde hjemmel i interesseafvejningsreglen i § 6, stk. 1, nr. 7, under hensyntagen til at varetage sine interesser i den faglige voldgiftssag, og at chefen ikke havde godtgjort at have interesser, der oversteg disse. Her lagde Datatilsynet særligt vægt på, at Opmanden i voldgiftssagen var kommet frem til, at arbejdsgiveren navnlig på grund af chefens udtalelser havde et medansvar for medarbejderens sygemelding, samt at Opmanden har en ubetinget tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der fremkommer under en voldgiftssag.

Datatilsynet fandt også i relation til videregivelsen, at medarbejderen burde have begrænset oplysningerne, således at Opmanden ikke fik tilsendt de fulde optagelser, men alene de dele, der udgjorde chefens tilkendegivelser om medarbejderens opgavevaretagelse, og som derved havde relevans for voldgiftssagen. Datatilsynet fandt det beklageligt, at medarbejderen ved ikke at begrænse oplysningerne havde overtrådt proportionalitetsprincippet i persondatalovens § 5, stk. 1, nr. 3.

HVAD VISER AFGØRELSEN?

Datatilsynets afgørelse viser, at skjulte optagelser til brug for en konkret sag efter omstændighederne kan være berettiget i medfør af persondataloven med henblik på at varetage sine interesser i en ansættelsesretlig sag. Som enkeltperson bliver man herefter dataansvarlig for sådanne optagelser.

Derudover viser afgørelsen, at man som dataansvarlig har en oplysningpligt om indsamlingen snarest muligt over for den eller de personer, man indsamler oplysninger om ved sådanne skjulte optagelser.

Samtidig sætter afgørelsen fokus på kravet til dataminimering, hvorefter man som dataansvarlig ikke må indsamle, og særligt opbevare, flere oplysninger end nødvendigt til at opfylde formålet med indsamlingen. Der er derfor en pligt til så vidt muligt at udskille de oplysninger, der tjener det konkrete formål, man har indsamlet dem til, og derefter slette øvrige personoplysninger. 

Advokat Niels Banke varetog klagesagsbehandlingen for Datatilsynet på vegne af arbejdsgiveren.