Oplysning om manglende konditionsmæssighed binder tilbudsgiver

Sagen udspringer af Region Hovedstadens Akutberedskabs (Regionen) udbud af fem delaftaler om siddende patienttransport. Nordian ApS (Nordian) afgav tilbud på delaftale 4 (Syd) med en anslået kontraktværdi på ca. 412 mio. kr.

Nordian tilbød køretøjer, som ifølge tilbuddet ville blive tilpasset, så de opfyldte udbuddets mindstekrav til sædehøjde. Ved en fysisk opmåling hos en bilforhandler konstaterede Regionen imidlertid, at køretøjerne i deres originale stand ikke opfyldte kravet. Regionen iværksatte herefter en teknisk afklaring efter udbudslovens § 159, stk. 5, jf. stk. 2 og 3. Nordian redegjorde for de planlagte tilpasninger, og henviste til, at disse var forudsat allerede ved tilbudsafgivelsen. På den baggrund vurderede Regionen, at tilbuddet opfyldte mindstekravet.

Kort tid efter meddelte Nordian imidlertid på eget initiativ, at det var tvivlsomt, om de nødvendige tilpasninger kunne gennemføres, og at tilbuddet derfor formentlig var ukonditionsmæssigt. Dagen før tildelingsbeslutningen forsøgte Nordian at tilbagekalde meddelelsen og fremlagde ny dokumentation for, at køretøjerne alligevel kunne bringes i overensstemmelse med mindstekravet. Regionen lagde ikke de nye oplysninger til grund, idet disse var fremkommet efter tilbudsfristens udløb, og tildelte kontrakten til en anden tilbudsgiver.

Nordian indbragte herefter sagen for Klagenævnet for Udbud. Nordian gjorde blandt andet gældende, at Regionen havde handlet i strid med ligebehandlingsprincippet i udbudslovens § 2 ved at se bort fra tilbagekaldelsen af meddelelsen, at den tekniske afklaring var i strid med udbudslovens § 159, stk. 5, og at Regionens fysiske opmåling af køretøjerne var i strid med den fastsatte evalueringsmodel, jf. udbudslovens § 164, jf. § 160.

Klagenævnet: Tilbudsgiveren var bundet af sine egne oplysninger

Klagenævnet fastslår, at Regionen var berettiget til at lægge Nordians meddelelse af 9. december 2025 til grund. Regionen havde allerede i medfør af udbudslovens § 159, stk. 2 og 3, foretaget en teknisk afklaring for at undersøge, om mindstekravet kunne opfyldes, og Nordians egen oplysning om, at tilpasningerne muligvis ikke kunne gennemføres, bekræftede denne tvivl. Den efterfølgende tilbagekaldelse kunne ikke føre til et andet resultat, da den forekom lang tid efter tilbudsfristens udløb. Endvidere forelå den nye dokumentation om tilpasningernes gennemførlighed ikke på tidspunktet for afgivelsen af tilbuddet.

Klagenævnet fastslog endvidere, at Regionen var berettiget til at foretage en teknisk afklaring efter udbudslovens § 159, stk. 5, og dermed foretage den fysiske opmåling af de tilbudte køretøjer, jf. udbudslovens § 159, stk. 2 og 3, samt § 164, stk. 2. Klagenævnet udtalte i den forbindelse, at ”Denne mulighed er ikke udelukket, selv om en tilbudsgiver ikke har taget forbehold over for et mindstekrav eller har bekræftet, at det er opfyldt, hvis ordregiveren i øvrigt bliver i berettiget tvivl om, hvorvidt mindstekravet er opfyldt.”

Klagenævnet tog ikke nogen af Nordians påstande til følge.

Tilbudsgivere bærer risikoen for egne oplysninger om kravopfyldelse

Kendelsen understreger, at tilbudsgivere bærer risikoen for de oplysninger, de afgiver til ordregiveren under en udbudsproces. Har en tilbudsgiver efter tilbudsfristens udløb oplyst, at et tilbud muligvis ikke opfylder et mindstekrav, kan denne oplysning som udgangspunkt ikke trækkes tilbage ved efterfølgende at fremlægge ny dokumentation. Ordregiveren er ikke forpligtet til at tage sådanne senere oplysninger i betragtning, når de ikke forelå ved tilbudsafgivelsen, da det svarer til afgivelsen af et nyt tilbud.

Kendelsen bekræfter samtidig, at ordregivere har en vid adgang og pligt til at kontrollere, om tilbud opfylder udbuddets mindstekrav. Kontrollen kan omfatte både tekniske afklaringer og egne undersøgelser, herunder fysisk opmåling af de tilbudte produkter, også selv om den konkrete kontrolmetode ikke er beskrevet i udbudsmaterialet.

Kendelsen bidrager desuden til at præcisere rammerne for tekniske afklaringer efter udbudslovens § 159. I Klagenævnets kendelse af 3. februar 2026, Prosenso ApS mod Region Hovedstaden m.fl., sondrede Klagenævnet mellem to mindstekrav: Hvor selve dokumentationskravet var formuleret som et mindstekrav, var § 159, stk. 6, til hinder for at indhente manglende oplysninger efter tilbudsfristens udløb. Hvor dokumentationskravet derimod ikke i sig selv udgjorde et mindstekrav, var berigtigelse efter § 159, stk. 5, ikke udelukket. Nærværende sag illustrerer den modsatte situation: Hvor udbudsmaterialet ikke udtrykkeligt foreskriver afvisning som konsekvens af en given mangel, er muligheden for teknisk afklaring efter § 159, stk. 5, ikke udelukket, selv om en tilbudsgiver har bekræftet kravopfyldelse, hvis ordregiveren i øvrigt bliver i berettiget tvivl om, hvorvidt mindstekravet er opfyldt. Det afgørende er således ikke tilbudsgiverens erklæring, men om ordregiveren på et objektivt grundlag har berettiget tvivl.

Læs mere om vores rådgivning inden for Udbud.