Snævert rum for offentlige myndigheders brug af interesseafvejningsreglen

Det har tidligere været behæftet med tvivl, om hvorvidt – og i givet fald i hvilket omfang – offentlige myndigheder kan anvende databeskyttelsesforordningens interesseafvejningsregel, som behandlingsgrundlag i forbindelse med udførelsen af deres opgaver.

I en nyligt offentliggjort udtalelse fastslår Datatilsynet dog, at offentlige myndigheder har et snævert rum for at anvende interesseafvejningsreglen. Dette finder Datatilsynet på trods af, at det i databeskyttelsesforordningens præambel bl.a. anføres, at det er op til lovgiver at fastsætte retsgrundlaget for offentlige myndigheders behandling af personoplysninger, og at interesseafvejningsreglen derfor ikke bør gælde for behandling af personoplysninger, som offentlige myndigheder foretager som led i udførelsen af deres opgaver.

Anvendelsen af interesseafvejningsreglen i praksis

Datatilsynet konkretiserer i afgørelsen, i hvilke afgrænsede tilfælde interesseafvejningsreglen kan finde anvendelse i praksis som behandlingsgrundlag for offentlige myndigheder.

Det vil således være tilfældet, hvis behandlingen af personoplysningerne ikke foretages som led i myndighedens opgavevaretagelse, men behandlingen alligevel er nødvendig for, at myndigheden kan fungere på en tilfredsstillende og hensigtsmæssig måde. Dette indebærer f.eks. den daglige drift i myndigheden, og hermed myndighedens udøvelse af mere internt prægede opgaver.

Datatilsynet understreger samtidig, at aktiviteten, som netop giver anledning til behandlingen af oplysningerne, fortsat skal være både saglig og lovlig for myndigheden at udføre.

Baggrund

Afgørelsen udspringer af, at Herning Kommune d. 23. juli 2021 rettede henvendelse til Datatilsynet for at få fastlagt det rette behandlingsgrundlag, når kommunen behandler personoplysninger om pårørende til ansatte i forbindelse med såkaldte krisebreve, dvs. oplysninger om kontaktoplysninger til pårørende i tilfælde af kommunens ansattes tilskadekomst mv.

Datatilsynet udtalte, at kommunens behandling af personoplysninger om de ansattes pårørende ikke var nødvendig for dens varetagelse af sine opgaver som offentlig myndighed. Derfor kunne behandlingen ikke ske med hjemmel i art. 6, stk. 1, litra e, som typisk er en relevant behandlingshjemmel for offentlige myndigheder. 

Der var dog tale om en lovlig og saglig behandlingssituation, som, uanset at den ikke var nødvendig for kommunens opgavevaretagelse, fortsat var nødvendig for, at kommunen kunne fungere som offentlig myndighed på en hensigtsmæssig måde og dermed varetage de ansattes interesser.

Datatilsynet konkluderede derfor, at behandlingen af personoplysningerne om de ansattes pårørende kunne ske med hjemmel i interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. 

Kommentar

Afgørelsen illustrerer, at interesseafvejningsreglen kan finde anvendelse i de afgrænsede situationer, hvor offentlige myndigheder udfører opgaver, som ikke er nødvendige for myndighedsudøvelsen, men som dog er relevante og nødvendige for, at den offentlige myndighed kan fungere på en hensigtsmæssig og tilfredsstillende måde.

Det medfører således, at selvom en behandling af personoplysninger ikke er nødvendig for myndighedens generelle opgavevaretagelse, f.eks. at udstede retsakter, kan behandlingen fortsat være nødvendig for myndighedens faktiske virke. Behandlingen af oplysningerne skal dog fortsat skal være saglig og lovlig.  

Det er dog vanskeligt på baggrund af afgørelsen at udlede i hvilke andre situationer, interesseafvejningsreglen vil kunne anvendes af offentlige myndigheder. Dette skyldes dels, at Datatilsynet lægger op til et snævert anvendelsesområde, og dels, at Datatilsynet tidligere har været tilbageholdende med at anerkende interesseafvejningsreglen som en gyldig hjemmel for offentlige myndigheder. Det fremgår f.eks. af tilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (december 2020), at offentlige myndigheders hjemmel til at indføre

ansættelsesretlige kontrolforanstaltninger skal findes i artikel 6, stk. 1, litra e (samfundsinteresse/myndighedsudøvelse), og ikke i interesseafvejningsreglen, som ellers tidligere blev brugt som hjemmel af både private og offentlige arbejdsgivere.

Det er vores opfattelse, at man med rette vil kunne argumentere for, at ansættelsesretlige kontrolforanstaltninger ikke er nødvendige for myndighedsudøvelsen, men dog er relevante og nødvendige for, at den offentlige myndighed kan fungere på en hensigtsmæssig og tilfredsstillende måde.

Anbefaling

Det er vores anbefaling, at offentlige myndigheder konkret bruger afgørelsen til at opdatere hjemmelsgrundlaget for behandlingen af oplysninger om kontaktoplysninger til ansattes pårørende. Dette betyder bl.a. at fortegnelsen og underretningsskrivelser skal opdateres.

Det er dog også vores anbefaling, at offentlige myndigheder fortsat søger at finde et hjemmelsgrundlag i databeskyttelsesforordningens- og lovens øvrige bestemmelser. Anvendelsen af interesseafvejningsreglen som hjemmel bør kun overvejes i det tilfælde, hvor behandlingen af personoplysninger ikke har relation til myndighedsopgaven.