Advokatundersøgelse – et effektivt værktøj til ledelsen

Hos myndigheder og virksomheder vil der over tid kunne opstå situationer, hvor der er behov for at få afdækket dispositioner, som kan være ulovlige eller uhensigtsmæssige.

En praksis med at give rabat til visse kunder, dyre middage eller placere store ordrer hos venner og bekendte kan være enten direkte strafbart eller skadeligt for virksomheden eller myndigheden. Typisk opstår sådanne sager på baggrund af en henvendelse fra en whistleblower, pressen eller tidligere medarbejdere. Og hvad stiller man så op som ansvarlig ledelse?

Rygmarvsreaktionen hos de fleste bestyrelser og direktioner vil være at få afdækket, hvad der rent faktisk er sket, og dermed sikre sig et forsvarligt billede af situationen, før der træffes beslutninger om håndteringen. Her kommer advokatundersøgelsen ind som et relevant værktøj. Ofte er der nemlig ikke ressourcer internt til at gennemføre en stor og omfattende gennemgang af materiale og samtaler med medarbejdere og samarbejdspartnere, og der kan også være behov for, at der er friske øjne på sagen, som ikke er knyttet til enkelte medarbejdere eller interessenter i øvrigt. Dertil kommer, at der ofte skal foretages komplicerede vurderinger af faktiske forhold sammenholdt med juridiske regler og normer, og det er jo lige præcis dét, som advokater er trænet i.

Ofte skal det gå stærkt, der skal indsamles data fra computere, servere og mobiltelefoner, og ikke sjældent skal der igangsættes et større søgearbejde med digitale værktøjer. Der skal også identificeres en kreds af relevante personer, der kan have viden om sagen, og de skal orienteres om deres rolle i sagen og hvad der forventes af dem samt deres rettigheder i den forbindelse.

For ledelsen er det en god beslutning at sætte advokater til at undersøge forholdene, og det giver arbejdsro til den fortsatte drift, ligesom ledelsen kan forberede sig på at handle, når undersøgelsen er afsluttet.  

Hvad er en advokatundersøgelse, og hvad bruges den til?

En advokatundersøgelse er grundlæggende en juridisk vurdering af en eller flere dispositioner, som giver en afklaring af, hvad der er foregået, og hvordan de afdækkede forhold kan eller skal håndteres i en juridisk kontekst. Det er ikke en dom eller en bindende beslutning, og ledelsen kan i sagens natur vælge enten at følge eller ikke at følge vurderingen i advokatundersøgelsen. Ganske ofte har offentligheden misforstået, hvad en advokatundersøgelse er eller navnlig ikke er, og det skal både advokaten og ledelsen medvirke til at håndtere allerede inden igangsættelsen af undersøgelsen. Ingen må være i tvivl om, hvad der undersøges, hvorfor det undersøges, og hvordan det undersøges. Derfor skal advokatundersøgelsen også afgrænse disse forhold allerede i opdraget til advokaten.

Hvilke situationer egner advokatundersøgelser sig til?

Som i enhver anden profession skal man respektere fagspecialer og kompetencer. Advokater er uddannet til at forholde sig til jura, dvs. regler, normer og principper, samt gennemgå, analysere og vurdere oplysninger og dokumenter, dvs. bevisforhold. Øvrige forhold, som ikke relaterer sig til kombinationen af jura og bevisvurderinger, er i udgangspunktet ikke oplagte at gøre til genstand for advokatundersøgelser. En mobbekultur undersøges således bedst af psykologer, og dårlig ledelse håndteres bedst af professionelle med indsigt i ledelse. Til gengæld kan andre professionelles vurderinger føre til behovet for en retlig vurdering i sidste ende, men advokater anvendes nu bedst dér, hvor der er jura i spil.

Hvilke forskellige typer advokatundersøgelser findes der?

Grundlæggende skal der sondres mellem uvildige advokatundersøgelser og ikke-uvildige advokatundersøgelser. Den uvildige advokatundersøgelse forudsætter, at den undersøgende advokat er uafhængig og således kan optræde fuldstændig uvildigt i forhold til opdraget. Det giver den uvildige advokatundersøgelse et særligt præg og skal følge Danske Advokaters vejledning om uvildige advokatundersøgelser. Det indebærer bl.a. at den uvildige advokat ikke må være fast rådgiver for klienten forud for undersøgelsen, og at advokaten heller ikke kan bistå med den efterfølgende håndtering af undersøgelsen.

Hvornår bør man igangsætte en advokatundersøgelse?

Det er vanskeligt at fastsætte det præcise tidspunkt for igangsættelsen af en advokatundersøgelse. Typisk vil ledelsen have nogle, men ikke alle, oplysninger om forhold, der kan være strafbare eller tabsforvoldende, og hvis disse oplysninger giver tilpas grundlag for en begrundet mistanke herom, bør ledelsen overveje at tage de første skridt mod en advokatundersøgelse. Det kan f.eks. være at få en foreløbig vurdering af forholdene og at få udarbejdet en foreløbig ramme for undersøgelsen. I denne indledende fase kan forholdene nogle gange vise sig ikke at være relevante eller alvorlige nok, men det kan også vise sig, at der er behov for yderligere oplysninger, vurderinger og undersøgelser. Og så kan det være relevant at sætte arbejdet i gang.

Dernæst skal der findes en advokat, der er kompetent, har erfaring, og som er habil ift. undersøgelsens genstand. Der skal også være de nødvendige ressourcer til stede, og navnlig tidshorisonten og behovet for at kunne indhente og vurdere store mængder materiale på kort tid kan være afgørende for valget af advokat.

Omkostninger er også en relevant faktor, og det kan være både hensigtsmæssigt og et udtryk for forsvarlig forretningsførelse at gennemføre en form for konkurrence blandt flere advokater med henblik på at få forslag til undersøgelsens gennemførelse og egentlig tilbud, som ledelsen kan forholde sig til.

Dernæst skal advokatundersøgelsen forankres i organisationen, og der skal etableres kommunikationsveje og rapportering til ledelsen, så advokaten har adgang til at få yderligere oplysninger og løbende sparring med ledelsen om fremdrift mv. I forhold til både organisationen og offentligheden er der behov for at kommunikere klart og tydeligt om undersøgelsens formål og omfang, medmindre særlige forhold, herunder ødelæggelse af bevismateriale eller skade på værdier og omdømme tilsiger fortrolighed i en periode.

Hvad kendetegner en god advokatundersøgelse?

Den gode advokatundersøgelse udmærker sig ved at have et klart og afgrænset opdrag (kommissorie), et juridisk fokus, en tidsmæssig afgrænsning og en tydelig ledelsesmæssig forankring. Derudover skal alle, der deltager i advokatundersøgelsen, være oplyst om undersøgelsens formål og omfang, deres rolle i undersøgelsen samt deres rettigheder og forpligtelser. Herefter påhviler det advokaten at gennemføre undersøgelsen på en forsvarlig og korrekt måde, der sikrer en grundig, saglig og ordentlig behandling af såvel materiale som deltagende personer.

Peter Hedegaard Madsen - specialist i advokatundersøgelser

Fra min erfaring med rådgivning af ledelsen i både virksomheder og myndigheder er det vigtigt, at ledelsen ikke bare griber til advokatundersøgelsen som det første og bedste værktøj. Det kan være besnærende at overlade opgaven til en advokat, men nogle gange må ledelsen også overveje grundigt, om de pågældende forhold egner sig til at blive undersøgt, ligesom man skal gøre sig klart, hvordan man vil håndtere ubehagelige vurderinger og konklusioner i undersøgelsen. Konstateres der f.eks. strafbare forhold eller tilsidesættelse af interne regler, er konsekvenserne vidtrækkende for de involverede personer, og der vil typisk være et vist oprydningsarbejde på den anden side af en sådan undersøgelse. Det er også vigtigt, at ledelsen engagerer sig i undersøgelsen og følger op på de konstaterede forhold ift. at undgå gentagelser og lære af fejl og mangler i organisationen. En advokatundersøgelse er derfor typisk ikke i sig selv nok til at håndtere årsagen til problemer; den er typisk begyndelsen på en proces, hvor tidligere tiders uhensigtsmæssig adfærd afdækkes og sanktioneres.